Intervista a Chiara Battaglioni: chi è e che cosa fa un Professional Organizer?

In questo periodo di estrema confusione abbiamo pensato di portare un po’ di ordine e organizzazione intervistando Chiara Battaglioni, una Professional Organizer. Si tratta di una professione piuttosto recente in Italia, ma che si sta diffondendo sempre di più anche grazie al lavoro dell’Associazione APOI (Associazione Professional Organizers Italia), che raggruppa numerosi P.O. italiani e si occupa di mantenere un alto standard di professionalità e di trasmettere il valore dell’organizzazione nella vita di tutti i giorni. Abbiamo chiesto a Chiara, specializzata nell’ambito lavorativo, di spiegarci più nel dettaglio il ruolo di questo professionista e di sfatare un po’ di luoghi comuni attualmente in voga (per intenderci, se pensate che si tratti solo di una “Marie Kondo” italiana , allora urge una documentazione; anche perché è solo uno dei tanti metodi di organizzazione esistenti). Insomma, se siete degli inguaribili disorganizzati e volete riorganizzare i vostri spazi e tempi nel modo corretto, non vi resta che ascoltarla!

Chiara, spiegaci un po’ la figura del Professional Organizer: chi è, cosa fa e come può essere d’aiuto alle persone? Quali sono gli ambiti in cui può specializzarsi e sviluppare competenze?

La figura del “Professional Organizer” è nata negli Stati Uniti negli anni ’80 ed è tuttora utilizzata in Italia per definire questa professione. Tradotto in italiano, secondo la versione di APOI (che è l’Associazione dei Professional Organizers italiani), si può rendere con “professionista dell’organizzazione”, quindi un consulente che si occupa di organizzazione personale, e sottolineo personale perché è quello che ci contraddistingue da altri tipi di professionisti che si occupano sì di organizzazione e magari anche nell’ambito lavorativo, però più dal punto di vista dell’ecosistema che c’è intorno, come può essere l’azienda. Il Professional Organizer affianca le persone in diversi ambiti della loro vita allenando le competenze organizzative – proprio come fosse una sorta di personal trainer –, che spaziano dalla gestione del tempo, all’organizzazione degli spazi: tutto ciò che riguarda in generale la gestione di quelle che sono le nostre risorse limitate (tempo, spazio, energie, denaro eccetera). Gli ambiti di intervento sono vari, quello più conosciuto è sicuramente l’ambito domestico, quindi la riorganizzazione degli spazi e dei tempi della casa e della famiglia, ma soprattutto degli spazi fisici (in stile Marie Kondo, per intenderci). L’altro macro ambito è quello del lavoro, quindi tutto quello che ha a che fare con la gestione dei tempi e degli spazi legati all’ambito professionale, partendo dalle grandi e piccole aziende, fino ai liberi professionisti, di cui nello specifico mi occupo io. Poi ci sono altri ambiti, se vogliamo un po’ più particolari, legati a situazioni contingenti come i cambiamenti, dal cambiare una casa e quindi il mondo dei traslochi, a cambiamenti di vita, come nascite, separazioni, lutti, situazioni in cui la persona deve affrontare un cambiamento vero e proprio dal punto di vista emotivo. E ancora ci sono P.O. che si dedicano specificamente al mondo dei bambini: c’è chi si occupa di famiglie private e chi invece di veri e propri percorsi per i ragazzi all’interno delle scuole, per iniziare ad insegnare l’organizzazione fin dall’infanzia. In ultimo troviamo l’ambito della disorganizzazione cronica, che se vogliamo fa più parte del mondo “salute”, infatti in questi casi il Professional Organizer deve necessariamente avere una formazione specialistica dal momento che si trova ad affiancare il terapeuta nel momento in cui si riconoscono casi di disorganizzazione cronica o disposofobia (ovvero quello che si definisce “disturbo da accumulo“ e che è stato riconosciuto come un disturbo patologico nel 2013 e se ne parla nel nuovo “Manuale diagnostico e Statistico dei Disturbi Mentali” (DSM-V) (tradotto in italiano nel 2014).

Quindi il Professional Organizer fornisce degli strumenti per far sì che la persona si renda indipendente e si differenzia per esempio da altre figure come l’assistente virtuale che invece si sostituisce alla persona nel portare a termine le attività?

Assolutamente, tra l’altro su questo tema ho fatto proprio un approfondimento con un’assistente virtuale sul mio Podcast “Work Better”, con l’obbiettivo di spiegare la differenza tra le due figure, che magari per certi aspetti possono anche utilizzare strumenti simili, ma nella pratica sono molto diverse. Per fare un’analogia, se la pensiamo come una staffetta, il Professional Organizer svolge il ruolo di allenatore e crea la strategia, mentre l’assistente virtuale corre con te; si occupa di alcune cose al posto tuo. Il Professional Organizer invece non si sostituisce mai alla persona, infatti il nostro è principalmente un lavoro di consulenza; affianchiamo la persona e le insegniamo dei metodi, delle strategie, magari anche degli strumenti e come utilizzarli, ma poi l’obiettivo finale è che sia autonoma.

Che percorso si deve fare per diventare Professional Organizer? Esiste un corso ad hoc oppure è una professione aperta a tutti che non necessita di una formazione obbligatoria?

Non esistono corsi di Laurea o professionali obbligatori, tuttavia in Italia esiste la società Organizzare Italia di Sabrina Toscani (anche attuale Presidente di APOI), che come ente accreditato presso APOI, appunto, eroga dei corsi di formazione per chi vuole diventare Professional Organizer: La professione del P.O. rientra tra le “nuove professioni”, per questo nel 2013 è stata fondata l’Associazione Professionale APOI, che segue quanto stabilito dalla legge 4/2013, e prevede una serie di obblighi formativi e di comunicazione, trasparenza verso il cliente (infatti esiste proprio uno Sportello del Cittadino a tutela di chi si rivolge ad APOI), un Codice Etico; pertanto anche se non è equiparabile a un Ordine vero e proprio come può essere quello degli Avvocati, degli Ingegneri, dei Commercialisti eccetera, è l’unica in Italia a raggruppare tutti i P.O. italiani che scelgono di associarsi . La scelta (e sottolineo scelta, perché come dicevo non c’è niente di obbligatorio) di aderire a un’Associazione Professionale come APOI ti permette di conoscere persone e di formarti e personalmente io, proprio come Chiara, lo consiglio perché penso che inventarsi senza un minimo di studio sia poco opportuno in un lavoro come questo. É importante saper passare il valore di questo servizio perché molta gente vede profili Instagram (come per esempio quello di Erika Grazia Lombardo - aka "Armadio di Grace"-, associata Senior APOI che io conosco personalmente e stimo come professionista seria e competente), con numeri pazzeschi, con foto molto belle, senza rendersi conto che nella realtà dietro a quelle foto e a quei numeri c’è un lavoro enorme che ti consente di avere clienti paganti e vivere solo di questo lavoro. Bisogna sempre cercare di comunicare al meglio questo aspetto, la filosofia che c’è dietro. Io cerco di passarla ai nuovi iscritti, il test di ingresso per associarsi risponde proprio a questa esigenza, bisogna capire che non ci si può improvvisare. Per chi si iscrive ci sono ovviamente delle regole da rispettare, principalmente legate alla comunicazione perché noi associati abbiamo l’obbligo di dichiarare che facciamo parte di APOI, che abbiamo un logo identificativo – questo perché, come tutte le professioni disciplinate dalla 4/2013, abbiamo anche l’obbligo di avere uno sportello del cittadino a tutela del consumatore – e poi altri obblighi formativi e di aggiornamento professionale, quindi a mio avviso ne vale la pena.

Come mai hai scelto di intraprendere questa professione e hai scelto nello specifico di dedicarti solo all’ambito lavorativo e dei freelance?

Ho un percorso di studi alle spalle molto particolare se pensi che io adesso aiuto le persone ad organizzarsi: ho fatto il liceo artistico e poi ho studiato cinema.

La mia idea era di fare il montatore video, poi nel 2013 ho vinto un bando di concorso e mi sono trasferita negli Stati Uniti per un progetto audiovisivo a Los Angeles organizzato dalla UCLA e lì, per doti completamente naturali nel mio caso a cui non avevo mai fatto particolare caso, sono diventata un po’ il punto di riferimento organizzativo per tutto il team di lavoro. Mi sono accorta che potevo essere una risorsa per chi era meno organizzato di me e nella mia testa ho pensato “ok, mollo il discorso del montaggio video che è più creativo e solitario, e mi metto a lavorare in produzione”.

Caso vuole che quando sono rientrata in Italia sia andata ad un evento dove ho incontrato Sabrina Toscani che presentava “Organizzare Italia”: lì ho realizzato che forse questo lavoro si poteva fare anche in Italia e basta, da lì ho deciso. Sono stata fortunata perché a 26 anni ho scoperto la mia strada e da lì ho iniziato a studiare mentre facevo un altro lavoro (che sono stata contenta di lasciare visto che per quanto mi piacesse mi ha portata a una situazione di crisi vera e propria, io sono una freelance nata!), poi nel 2015 ho aperto partita IVA e ho iniziato a farlo di professione. La scelta di occuparmi dell’ambito lavorativo lavoro e soprattutto freelance per me è stata abbastanza naturale, perché è dove mi riesce meglio.

Mi è sempre piaciuta molto la parte di gestione del tempo, del lavoro, del mondo digitale...poi è chiaro che ho studiato e continuo a studiare, però ho una base di “talento naturale” che mi ha portata a dare una forma e una struttura al mio modo di essere.

All’inizio non è stato facile, credo di non avere trovato una sola cliente per sei mesi almeno, infatti per quasi tre anni dopo l’apertura della partita IVA ho continuato a fare un secondo lavoro sempre da libera professionista part-time come Project Manager nell’ambito della formazione, in una società dove c’è sempre stata la trasparenze di intenti e alla fine quando ho terminato sono diventata una loro docente per i corsi di gestione del tempo. Detto questo so della difficoltà che può incontrare chi ha un lavoro come dipendente, prende uno stipendio fisso magari anche buono e sta bene; in questo caso fare il salto può essere difficile.

Che definizione ci daresti se dovessi spiegarci cosa significa per te “organizzare”?

Il punto 7 del Manifesto di APOI, che abbiamo realizzato quest’anno per promuovere il valore dell’organizzazione nella vita di tutti i giorni, è “organizzare è libertà”: questa è la filosofia che ho scelto anche per storia personale. Il lavoro di Professional Organizer mi ha veramente liberato da un ambiento tossico in cui non riuscivo più a stare; in generale io credo che l’organizzazione debba essere flessibile e adatta a te, questo ti permette di essere più libero e di avere una maggiore libertà di scelta. Senza organizzazione avere questa capacità decisionale è molto più faticosa da sviluppare, anche se si può, perché non riesci a districarti tra i mille impegni e continui a lavorare in stile “criceto sulla ruota” senza riuscire ad avere una prospettiva a lungo raggio. Sembra paradossale, ma l’organizzazione è tutto meno che “la gabbia”, tutto meno che “la struttura rigida”.

Che benefici può portare l’organizzazione nel pratico, per fare magari qualche esempio nel quotidiano a chi non è così organizzato di natura e incontra più difficoltà?

Io sono un’amante della praticità, cerco gli effetti concreti, dal farti risparmiare tempo, perché puoi trovare le cose facilmente e puoi prendere decisioni in modo chiaro rispetto ai tuoi obiettivi, puoi essere più efficace e più veloce.

Anche se c’è ancora l’idea che per avere un lavoro di qualità ci sia bisogno di più tempo e secondo me non è sempre detto; se lavori bene e sulle cose giuste, puoi fare comunque un lavoro di qualità in poco tempo.

Per quanto riguarda l’aspetto emotivo sicuramente senti meno pressione perché solo il fatto di riuscire a svuotare la mente, vedere le cose da un punto di vista esterno e metterle in fila, ti aiuta a diminuire lo stress. L’importante, ed è quello che cerco di comunicare, è che prima di agire ci si fermi si faccia una valutazione di come si sta lavorando, di che cosa si ha bisogno, si abbia chiara la direzione che si vuole prendere, infatti lavoro a un progetto in collaborazione con una business coach, proprio perché molte volte si pensa che il problema sia l’organizzazione quando in realtà manca chiarezza nella fase precedente: non si conoscono gli obiettivi, la direzione e in quel caso l’intervento di una business coach è essenziale. Io e Fulvia Silvestri abbiamo ideato insieme il “Cambiamento Produttivo” in cui offriamo un servizio di “Consulenza in Tandem” in cui io e lei ci confrontiamo per capire se in quel momento la persona ha bisogno dell’una o dell’altra figura. La consapevolezza è fondamentale, perché innesca un meccanismo mentale per cui ci si inizia a chiedersi “aspetta e adesso cosa faccio?”; lanciarsi sugli strumenti senza magari aver fatto del decluttering, rischia di portare a pensare di essere un caso disperato o che una determinata tecnica non funzioni, invece è solo perché non si hanno le idee chiare. Per questo è molto importante l’intervento del P.O., perché ha un punto di vista esterno ed è in grado di aiutarti a identificare lo strumento o il metodo più adatto a te: lo si imposta, lo si prova e si vede un po’ come va perché ovviamente non è una scienza esatta, però solitamente i feedback sono positivi.

Nel tuo ambito di specializzazione le persone di cosa hanno più necessità?

Per che tipologia di problemi si rivolgono a te?

Spesso e volentieri mi trovo a fare i conti con la classica frase “non ho più tempo” e qui inizio con una raccolta dati per poi proseguire con dei percorsi di time tracking (tracciamento del tempo) pensati per capire meglio come mai la persona ha questa sensazione, dove si può intervenire per migliorare la situazione e con che strumenti. C’è spesso anche molta confusione nell’utilizzo di quelli che secondo me sono i due strumenti principali: calendario e liste. C’è chi usa il calendario come fosse una lista, chi fa delle liste insostenibili (per esempio la voce “sito web” di una lista non è utile perché ci vogliono dei mesi per farlo e numerosi step intermedi), quindi io molte volte aiuto a spezzettare i passaggi per vederli meglio.

Un’altra cosa su cui sto lavorando molto in questo periodo, ma probabilmente anche perché attiro chi è in una situazione simile alla mia, è il tema della crescita come professionista, che va dal capire cosa e come delegare, capire fino a che punto posso dire di sì ai clienti, qual è il mio tetto massimo che una volta raggiunto mi costringe a prendere necessariamente un’assistente eccetera. E l’altro aspetto è quello dei soldi: sistematicamente c’è qualcuno che non tiene traccia delle proprie spese e delle proprie entrate e quindi non ha la consapevolezza della propria situazione finanziaria, infatti ultimamente sto facendo Excel come se non ci fosse un domani. Insegno a tracciare le spese in modo che la persona abbia un quadro della situazione chiaro che gli/le consenta di prendere decisioni.

Se una persona volesse intraprendere questa professione, al di là del corso che chiaramente come dicevi tu fornisce delle basi per prepararti, cosa consiglieresti di fare? Cosa dovrebbe fare una persona per avvicinarsi a questa professione autonomamente?

Suggerisco sicuramente di fare riferimento alla pagina “Diventa un P.O.” del sito APOI che ho scritto io e in cui sono indicati i passi iniziali e di guardarsi intorno per osservare da vicino chi questo lavoro già lo fa e farsi un’idea di che tipo di P.O. si vorrebbe essere. Poi come dicevo la formazione per me è importante, quindi in un modo o nell’altro se anche non si seguono i corsi di Organizzare Italia bisogna iniziare a studiare dei libri e, magari non subito, valutare di associarsi ad APOI perché è sicuramente una risorsa utile anche per il confronto con i colleghi. Dopodiché consiglio di lanciarsi e provare, perché è l’unica strada per imparare veramente; io partecipo da sempre anche a una marea di eventi, prima erano tutti in presenza e adesso online è un po’ più difficile, ma servono perché adesso tutti sanno che la P.O. è Chiara, prima non si conosceva neanche la professione. Un po’ alla volta ci si arriva, ma bisogna fare come sempre la gavetta.

Come si posiziona oggi nel mercato la professione del Professional Organizer e com’è vista la sua figura, in particolare in Italia?

C’è ancora da lavorarci anche se sicuramente la situazione non è più come nel 2013 grazie al lavoro di tutti (di APOI e di noi P.O.), ma c’è ancora tanto da fare secondo me per chiarire certe cose (per esempio che non siamo “gli organizzatori di armadi”) e passare il messaggio che c’è un mondo più articolato dietro, diciamo che è ancora una professione in salita. L’unica cosa che posso dire in generale è che, per quello che vedo su di me, dopo un po’ di anni si iniziano a vedere dei risultati. Bisogna sicuramente essere pronti a fare fatica e non bisogna aspettarsi di mettere in piedi un sito e di trovarsi i clienti fuori dalla porta, o di mettersi su Instagram con quattro foto belle e avere i i risultati e le collaborazioni di Erika Lombardo: bisogna essere molto motivati perché se no ci si stanca e io essendo dentro dall’inizio ho potuto notarlo in alcuni P.O. Non è ancora un lavoro in cui tutti quanti possono riuscire, però vedo anche P.O. appena arrivati che hanno lavorato benissimo e si vede, quindi sicuramente arriveranno anche per loro i risultati. Ci troviamo ancora in un momento in cui le persone non ti cercano come professionista, non cercano Professional Organizer su Google. Da quello che risulta dai miei dati di Analytics, per farti un esempio, la prima ricerca che viene fatta è “Chiara Battaglioni”, quindi cercano me come persona perché ho comunicato tanto e partecipo a tanti eventi, la seconda ricerca è Professional Organizer, però non è “Professional Organizer a Bologna”. Dopo queste due, le persone cercano solo problemi da risolvere, tipo “come pulire lo smartphone” e tu un po’ alla volta li intercetti. Chi fa domestico probabilmente ha la strada un pochino più in salita perché c’è ancora da sdoganare il mito del “ma perché non lo fai da solo/a?” e molto persone ragionano così perché sono già organizzate di natura, non pensano che qualcuno possa trovarsi in difficoltà e abbia bisogno di una “guida”.